Jak TechFlow skrócił zamknięcie miesiąca z 7 do 2 dni
Producent modułów elektronicznych dla branży automotive migrował z kombinacji Comarch XL + Excel do Avenit. Zamknięcie miesiąca skróciło się trzykrotnie, a zespół ops dostał narzędzia, których wcześniej nie miał.
Wyzwanie
TechFlow produkuje moduły elektroniczne dla branży motoryzacyjnej. 54 osoby, 3 magazyny, 12 linii produkcyjnych. Historycznie firma korzystała z Comarch ERP XL do finansów i magazynu, a z Excela do wszystkiego innego — BOM-ów, harmonogramów, reklamacji.
Zamknięcie miesiąca trwało do tygodnia. Nie dlatego że księgowe były wolne — dlatego że dane z różnych źródeł nie pasowały. Magazyn mówił jedno, produkcja drugie, finanse trzecie. Każda zmiana w BOM wymagała ręcznej aktualizacji 3 plików. A pomyłki się zdarzały — co kwartał pojawiał się “duch” którego nikt nie mógł zlokalizować.
“Każde zamknięcie miesiąca to było śledztwo. Trzy osoby przez tydzień szukały przecinków. Wiedziałem, że musi być lepiej.” — Anna Kowalska, CFO
Dlaczego Avenit
Po wewnętrznym przeglądzie rozważali trzy opcje: upgrade Comarcha do XL Pro, SAP Business One, Avenit. Comarch odpadł bo nie rozwiązywał problemu z BOM-ami i harmonogramami. SAP dawał wszystko, ale w cenie 6-miesięcznego wdrożenia i 5× wyższego budżetu.
Avenit wygrał trzema rzeczami:
- Wszystkie potrzebne moduły natywnie zintegrowane — Finanse, Magazyn, Produkcja, Projekty działają jako jeden organizm, bez budowania integracji.
- No-code builder — mogli dodać własne pola do kart wyrobów (numery IMEI, certyfikaty RoHS), bez czekania na dewelopera.
- 6-tygodniowe wdrożenie zamiast 6-miesięcznego — zespół Avenit wziął na siebie migrację danych z Comarcha i Excela.
Wdrożenie
Tydzień 1-2: mapowanie procesów, audyt obecnych danych, plan migracji BOM i stanów magazynowych.
Tydzień 3-4: migracja historyczna. 3 lata transakcji z Comarcha, 8,000+ pozycji asortymentowych, 400+ BOM-ów. Każde dane walidowane przed wejściem do Avenita.
Tydzień 5: szkolenie zespołu. 2 dni w sali, potem tydzień shadowingu — osoba z Avenit przy pracy zespołu.
Tydzień 6: cutover. Równoległa praca obu systemów przez 3 dni, potem wyłączenie Comarcha.
Wyniki
Po 6 miesiącach na Avenit:
- Zamknięcie miesiąca: z 7 dni do 2. Głównie dlatego, że dane w ciągu miesiąca już są uzgodnione — nie ma “czyszczenia” na końcu.
- Błędy w fakturach: spadek o 87%. KSeF + walidacja na białej liście VAT + integracja z wyciągami bankowymi eliminują większość manualnych wpisów.
- BOM i produkcja: zero arkuszy Excel w obiegu. Każda zmiana BOM aktualizuje automatycznie harmonogram, kosztorys, potrzeby materiałowe.
- Widoczność: CFO pierwszy raz ma real-time dashboard rentowności per zlecenie produkcyjne.
“Dwa miesiące po starcie moja główna księgowa pierwszy raz wyszła z biura przed 17:00 na koniec miesiąca. To dla mnie najlepsze KPI.” — Anna Kowalska, CFO
Co dalej
TechFlow planuje włączyć moduł HR w Q3 2026 (obecnie listy płac zewnętrzne) oraz no-code builder do własnego systemu śledzenia certyfikatów jakości — tego nie ma żadne standardowe ERP.